회사에서 업무 인수인계 받을 때 꼭 확인해야 할 것들

새로운 회사에 입사하거나 부서가 바뀌면 가장 먼저 마주하게 되는 것이 업무 인수인계입니다.

처음에는 전임자가 알려주는 내용을 잘 받아 적으면 된다고 생각하기 쉽습니다.

그런데 실제로 일을 시작해 보면 메모에는 없는 내용 때문에 막히는 경우가 더 많습니다.

특히 사무 업무는 단순히 '무슨 일을 하는지'보다 언제 해야 하는지, 누구에게 확인받아야 하는지, 자료가 어디에 있는지를 알아두는 것이 중요합니다.

업무 내용보다 먼저 전체 흐름을 파악하기

인수인계를 받을 때는 세부적인 방법부터 적기보다 내가 맡을 업무를 먼저 구분해 보는 것이 좋습니다.

예를 들어 업무를 다음과 같이 나눠볼 수 있습니다.

• 매일 해야 하는 업무
• 매주 또는 매월 반복되는 업무
• 특정 날짜에만 처리하는 업무
• 요청이 들어왔을 때 처리하는 업무

특히 월말이나 월초에만 하는 업무는 인수인계 기간에 직접 해보지 못하고 설명만 듣는 경우가 있습니다.

그래서 "이 업무는 언제 하는 건가요?"를 꼭 확인해 두는 것이 좋습니다.

 

인수인계 자료를 실제 업무 화면과 함께 확인하기

설명을 들을 때는 이해한 것 같아도 혼자 업무를 시작하면 어느 메뉴에서 처리해야 하는지 막히는 경우가 있습니다.

특히 사내 프로그램이나 그룹웨어, 전산 시스템을 사용하는 업무라면 업무 이름만 적어두기보다 실제 화면을 보면서 처리 순서를 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어 매월 거래처 실적을 등록하는 업무라면 어느 메뉴에서 자료를 조회하는지, 입력 후에는 누가 확인하는지, 수정이 필요할 때는 어떤 절차를 거치는지까지 직접 확인해봅니다.

가능하다면 전임자가 처리하는 것을 보기만 하지 말고 내가 직접 한 번 해보면서 막히는 부분을 메모해두는 것이 좋습니다.

인수인계가 끝난 뒤에는 사소한 메뉴 위치 하나를 몰라서도 업무가 멈출 수 있기 때문입니다.

 

담당자와 결재 순서를 확인하기

업무 자체는 알겠는데 누구에게 물어봐야 할지 몰라 난감한 상황도 생깁니다.

예를 들어 거래처 관련 업무라면 거래처 담당자가 따로 있을 수 있고, 비용이 발생하는 업무라면 내부 결재를 먼저 받아야 할 수도 있습니다.

인수인계를 받을 때는 업무마다 다음 단계가 어디로 이어지는지 확인해 두는 것이 좋습니다.

내가 처리하고 끝나는 일인지, 상사에게 보고해야 하는지, 다른 부서에 전달해야 하는지를 알아두는 것입니다.

이 부분을 놓치면 업무는 처리했는데 보고를 하지 않아 다시 문제가 생길 수도 있습니다.

 

예외 상황을 꼭 물어보기

정상적으로 처리되는 업무는 매뉴얼만 봐도 어느 정도 따라갈 수 있습니다.

오히려 어려운 것은 예상하지 못한 상황입니다.

"이런 경우에는 어떻게 처리했나요?"

이 질문을 해보면 인수인계 문서에는 없는 실무적인 내용을 들을 수 있습니다.

서류가 늦게 들어오는 경우, 거래처에서 내용을 변경하는 경우, 담당자가 자리에 없는 경우처럼 실제 업무에서 종종 발생하는 상황을 몇 가지라도 알아두면 혼자 업무를 맡았을 때 훨씬 수월합니다.

 

마지막에는 내가 직접 설명해보기

인수인계를 모두 받았다고 생각해도 실제로 이해한 내용과 전임자가 설명한 내용이 다를 수 있습니다.

이럴 때는 마지막에 내가 이해한 업무 순서를 간단히 정리해 보는 것이 좋습니다.

"제가 월초에 자료를 취합해서 팀장님께 확인받고, 확인 후 거래처에 보내면 되는 거죠?"

이렇게 순서를 다시 확인하면 빠뜨린 단계가 있는지 바로 알 수 있습니다.

인수인계는 많은 내용을 받아 적는 것보다 혼자 업무를 맡았을 때 다시 찾아보고 실행할 수 있도록 정리하는 과정에 가깝습니다.

업무 주기, 자료 위치, 담당자, 보고 순서, 예외 상황 정도만 제대로 확인해 두어도 처음 혼자 업무를 시작할 때 생기는 막막함을 상당히 줄일 수 있습니다.