회사 회의 전에 무엇을 준비해야 할까? 회의 전 확인하면 좋은 것들

회사에서 갑자기 "오후 2시에 회의 있습니다"라는 말을 들으면 무엇부터 준비해야 할지 애매할 때가 있습니다.

특히 내가 발표하는 회의가 아니라 단순 참석이라고 생각하면 노트와 펜만 들고 들어가기 쉽습니다.

하지만 막상 회의가 시작되면 지난 업무 진행 상황을 묻거나 의견을 요청받는 경우가 있습니다.

그때 자료를 다시 찾느라 시간을 보내지 않으려면 회의 전에 몇 가지만 확인해 두는 것이 좋습니다.

 

가장 먼저 회의 목적부터 확인하기

회의 일정만 보고 참석하기보다 이번 회의에서 무엇을 이야기하는지 먼저 확인합니다.

주간 업무 진행 상황을 공유하는 자리인지, 새로운 업무를 결정하는 자리인지, 문제가 발생해 해결책을 논의하는 자리인지에 따라 준비해야 할 내용이 달라집니다.

회의 공지나 메신저에 안건이 있다면 미리 읽어보고 내가 관련된 부분을 찾아봅니다.

안건이 명확하지 않다면 이전 회의 내용이나 최근 진행 중인 업무를 한 번 살펴보는 것도 도움이 됩니다.

내가 질문받을 만한 내용을 정리해두기

회의에서는 예상하지 못한 질문을 받을 수 있습니다.

하지만 평소 담당하고 있는 업무라면 어느 정도 예상할 수 있는 질문도 있습니다.

예를 들어 진행 중인 업무가 있다면 현재 어디까지 진행됐는지, 일정에 문제는 없는지, 다른 부서의 협조가 필요한 부분은 없는지 정도를 확인해 둘 수 있습니다.

이때 모든 내용을 길게 정리할 필요는 없습니다.

현재 상황 → 문제가 있는 부분 → 다음 일정

이 세 가지 정도만 메모해 두어도 갑자기 질문을 받았을 때 훨씬 설명하기 쉽습니다.

 

숫자와 일정은 다시 한번 확인하기

회의에서 특히 조심해야 하는 것이 숫자와 날짜입니다.

"아마 다음 주쯤일 겁니다."

"대략 20건 정도인 것 같습니다."

정확한 확인 없이 이야기했다가 나중에 내용이 달라지면 다시 설명해야 할 수 있습니다.

매출이나 비용, 수량, 마감일처럼 정확성이 필요한 내용은 회의 전에 원본 자료를 확인해 두는 것이 좋습니다.

정확히 확인하지 못한 내용이라면 추측해서 답하기보다 확인 후 다시 전달하겠다고 말하는 편이 낫습니다.

 

관련 자료는 바로 찾을 수 있게 준비하기

회의 중에 자료를 요청받았는데 파일을 찾느라 여러 폴더를 열어본 경험이 있는 직장인도 많을 것입니다.

회의에서 사용할 가능성이 있는 자료는 미리 열어두거나 쉽게 찾을 수 있는 위치에 준비해 두면 편합니다.

노트북을 가지고 들어간다면 필요한 파일과 메일을 미리 확인하고, 출력물이 필요하다면 회의 직전에 급하게 인쇄하지 않도록 준비합니다.

온라인 회의라면 링크, 카메라, 마이크, 화면 공유 자료도 미리 확인해 두는 것이 좋습니다.

메모할 때는 결정된 내용을 중심으로

회의 내용을 처음부터 끝까지 받아 적으려고 하면 오히려 중요한 내용을 놓칠 수 있습니다.

모든 대화를 기록하기보다 무엇이 결정됐는지, 누가 담당하는지, 언제까지 해야 하는지를 중심으로 적어보는 것이 좋습니다.

예를 들어,

• 수정 자료 작성 → 내가 담당
• 금요일 오전까지 완료
• 완료 후 팀장 확인

이 정도만 적어도 회의가 끝난 뒤 해야 할 일이 분명해집니다.

특히 날짜가 언급됐다면 반드시 메모해 두는 습관이 도움이 됩니다.

 

회의가 끝난 뒤 5분이 더 중요할 수 있다.

회의가 끝나면 바로 다른 업무를 시작하기 쉽습니다.

하지만 기억이 남아 있을 때 잠깐만 메모를 정리해 두면 이후 업무가 훨씬 편해집니다.

내가 해야 할 일, 다른 사람에게 요청할 일, 추가로 확인할 내용을 구분해 두고 일정이 정해진 업무는 캘린더나 업무 목록에 옮겨놓습니다.

회의를 잘 준비한다는 것은 발표 자료를 멋지게 만드는 것만을 의미하지 않습니다.

회의의 목적을 알고 내가 담당하는 업무의 현재 상황을 확인한 뒤, 결정된 내용을 실제 업무로 연결하는 것이 더 중요합니다.

 

회의 전에 10분 정도만 준비하는 습관을 들여도 갑작스러운 질문에 당황하는 일이 줄고 회의가 끝난 뒤 무엇부터 해야 할지도 훨씬 분명해집니다.