회사에서 업무 지시를 제대로 이해하는 방법, 다시 물어보기 애매할 때 확인할 것

상사가 업무를 설명한 뒤 마지막에 이렇게 물을 때가 있습니다.

"이해했죠?"

그 순간에는 이해한 것 같아 "네"라고 대답했는데 자리로 돌아오니 갑자기 헷갈립니다.

지난달 자료까지 포함하라는 것이었는지, 이번 달 자료만 정리하면 되는지, 완성한 파일은 메일로 보내야 하는지 직접 보고해야 하는지 기억이 분명하지 않을 때가 있습니다.

 

다시 물어보자니 조금 전에 설명을 제대로 듣지 않은 사람처럼 보일까 신경 쓰이기도 합니다.

하지만 애매한 내용을 내 방식대로 해석해서 업무를 시작하면 나중에 전체를 다시 수정해야 할 수도 있습니다.

 

업무 지시를 받을 때는 모든 말을 기억하려고 하기보다 무엇을, 어디까지, 언제까지, 어떤 형태로 해야 하는지를 정확하게 파악하는 것이 중요합니다.

 

가장 먼저 최종 결과물을 확인하기

"거래처 자료 한번 정리해 주세요."

회사에서는 이런 식으로 비교적 짧게 업무를 전달받는 경우가 있습니다.

그런데 '자료를 정리한다'는 말만으로는 결과물이 명확하지 않습니다.

기존 엑셀 파일을 수정하는 것인지, 새로운 표를 만들어야 하는지, 거래처별 실적까지 비교해야 하는지에 따라 해야 할 일이 달라집니다.

비슷한 자료가 이미 있다면 기존 파일을 찾아보는 것도 좋은 방법입니다.

예를 들어 지난달 보고서가 있다면,

"지난달 작성했던 양식과 같은 형태로 정리하면 될까요?"

라고 확인할 수 있습니다.

이렇게 결과물의 형태부터 확인하면 업무 방향을 잘못 잡아 처음부터 다시 만드는 일을 줄일 수 있습니다.

 

 

업무 범위가 어디까지인지 확인하기

결과물만큼 중요한 것이 범위입니다.

'최근 거래처', '지난 자료', '주요 업체'처럼 범위가 정확하지 않은 표현은 사람마다 다르게 받아들일 수 있습니다.

예를 들어 최근 거래처라고 했을 때 최근 3개월을 의미하는지 올해 거래처 전체를 의미하는지 알 수 없습니다.

이런 부분은 혼자 예상하기보다 시작하기 전에 확인하는 편이 낫습니다.

특히 자료의 양이 많은 업무라면 범위를 잘못 이해했을 때 다시 작업하는 데 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다.

 

날짜와 숫자는 기억에 의존하지 않기

업무 설명을 들을 때는 이해한 것 같아도 시간이 지나면 숫자나 날짜가 헷갈리기 쉽습니다.

마감일, 수량, 금액, 기간처럼 정확해야 하는 내용은 바로 메모하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

 

예를 들어,

• 자료 범위: 7월~9월
• 제출일: 9월 15일
• 거래처: 기존 + 신규
• 제출 형태: 엑셀 파일
• 전달 방법: 이메일

이 정도만 적어두어도 업무를 진행하면서 다시 기억을 더듬는 일이 줄어듭니다.

 

다시 물어봐야 한다면 이해한 내용부터 말하기

업무를 시작하려는데 한 부분이 계속 애매할 수 있습니다.

이럴 때 처음부터 "아까 말씀하신 거 다시 설명해 주세요"라고 하기보다 내가 이해한 내용을 먼저 이야기하고 헷갈리는 부분만 확인하면 질문도 훨씬 간단해집니다.

예를 들면,

"제가 이해한 바로는 이번 주까지 거래처별 실적을 정리하는 건데 신규 거래처도 포함하는 게 맞을까요?"

라고 물어볼 수 있습니다.

이렇게 질문하면 상대방도 어느 부분을 다시 설명해야 하는지 바로 알 수 있습니다.

업무 내용을 확인하는 것과 설명을 전혀 듣지 않은 것은 다릅니다.

오히려 중요한 부분을 확인하지 않고 임의로 처리했다가 결과물을 다시 만드는 것이 더 큰 문제가 될 수 있습니다.

 

궁금한 것이 생길 때마다 바로 물어봐야 할까?

업무를 진행하다 보면 처음에는 생각하지 못했던 궁금한 점이 계속 생길 수 있습니다.

그렇다고 사소한 내용이 생길 때마다 하나씩 질문하면 서로 업무 흐름이 끊길 수도 있습니다.

바로 확인하지 않아도 업무를 진행할 수 있는 내용이라면 메모해 두었다가 몇 가지를 모아서 질문하는 방법도 있습니다.

반대로 답을 모르면 다음 작업 자체를 진행할 수 없거나 잘못된 방향으로 많은 일을 해야 하는 상황이라면 바로 확인하는 것이 좋습니다.

질문 횟수보다 중요한 것은 어떤 질문을 언제 해야 하는지 판단하는 것입니다.

 

업무를 시작하기 전에 1분만 정리해보기

업무 지시를 받고 바로 컴퓨터부터 켜기보다 메모한 내용을 잠깐 정리해 보면 빠진 부분을 발견하기 쉽습니다.

스스로 네 가지를 확인해 봅니다.

무엇을 만들어야 하는가?

어디까지 해야 하는가?

언제까지 해야 하는가?

완료한 결과물을 누구에게 어떻게 전달하는가?

네 가지가 모두 명확하다면 업무를 시작하기가 한결 수월합니다.

반대로 한 가지라도 답하기 어렵다면 그 부분을 먼저 확인해 보는 것이 좋습니다.

 

질문을 안 하는 것보다 재작업을 줄이는 것이 중요하다

새로운 회사에 입사했거나 처음 맡은 업무라면 질문하는 것이 부담스러울 수 있습니다.

물론 같은 내용을 확인하지 않고 반복해서 묻는 것은 줄여야 합니다. 그래서 업무 설명을 들을 때 메모하고 기존 자료가 있는지 먼저 찾아보는 습관이 필요합니다.

그럼에도 판단하기 어려운 내용이 남아 있다면 확인하는 편이 낫습니다.

몇 시간 동안 만든 자료를 처음부터 다시 수정하는 것보다 업무를 시작하기 전에 1분 동안 확인하는 것이 훨씬 효율적일 수 있기 때문입니다.

 

결과물, 업무 범위, 마감일, 전달 방법을 정확하게 파악하고 애매한 부분은 적절한 시점에 확인하는 것.

이런 작은 습관이 쌓이면 업무를 잘못 이해해서 다시 작업하는 일도 자연스럽게 줄어들 수 있습니다.