일이 한꺼번에 몰릴 때 무엇부터 해야 할까? 업무 우선순위 정하는 방법

출근해서 컴퓨터를 켰는데 처리해야 할 일이 여러 개 쌓여 있습니다.

오전까지 보내야 하는 자료가 있고, 거래처에서는 확인 전화를 기다리고 있습니다.

어제 끝내지 못한 보고서도 남아 있는데 갑자기 상사가 새로운 업무까지 요청합니다.

이럴 때 마음이 급해지면 눈앞에 보이는 일부터 하나씩 처리하기 쉽습니다.

그런데 바쁘게 일했는데도 정작 중요한 업무의 마감시간을 놓치는 경우가 있습니다.

 

업무가 많을수록 필요한 것은 무조건 빨리 처리하는 것이 아니라

어떤 일을 먼저 해야 하는지 판단하는 기준을 만드는 것입니다.

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할 일이 많다면 머릿속에서 관리하지 않는다.

업무가 두세 개일 때는 기억만으로도 관리할 수 있습니다.

하지만 해야 할 일이 많아지면 상황이 달라집니다.

"이것도 해야 하는데."

"아까 부탁받은 것도 있었는데."

이런 생각을 반복하다 보면 일을 하는 시간보다 무엇을 해야 하는지 떠올리는 데 더 신경을 쓰게 됩니다.

먼저 오늘 해야 할 일을 한곳에 적어봅니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

• 오전 11시까지 견적서 전달
• 거래처 문의 답변
• 주간 보고서 작성
• 회의자료 수정
• 다음 주 일정 확인

처음부터 순서를 정할 필요는 없습니다.

해야 할 일을 눈으로 볼 수 있게 만드는 것이 첫 번째 단계입니다.

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가장 급한 일과 가장 중요한 일은 다를 수 있다.

업무목록을 만들었다면 이제 하나씩 살펴봅니다.

여기서 구분하면 좋은 것이 긴급도와 중요도입니다.

오전 10시에 요청받아 10시 30분까지 처리해야 하는 단순한 자료가 있을 수 있습니다.

반대로 제출은 내일이지만 작성하는 데 세 시간이 필요한 중요한 보고서도 있을 수 있습니다.

마감이 가까운 업무만 계속 처리하다 보면 시간이 오래 걸리는 중요한 업무를 시작하지 못할 수 있습니다.

그래서 업무마다 두 가지 질문을 해봅니다.

언제까지 해야 하는가?

늦어지면 어떤 문제가 생기는가?

이 두 질문만으로도 우선순위를 정하기가 훨씬 쉬워집니다.

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마감시간이 정해진 업무부터 표시한다.

모든 업무가 똑같이 급한 것처럼 느껴진다면 마감시간부터 찾아봅니다.

예를 들어 업무목록이 다음과 같다고 생각해보겠습니다.

A. 견적서 전달 - 오늘 오전 11시

B. 주간 보고서 - 오늘 오후 5시

C. 자료 정리 - 이번 주 금요일

D. 거래처 회신 - 오늘 중

이렇게 시간을 적어놓으면 단순히 업무 이름만 봤을 때보다 순서를 정하기 쉬워집니다.

특히 '오늘까지'라고만 알고 있는 업무가 있다면 가능하면 정확히 몇 시까지 필요한지 확인하는 것이 좋습니다.

오전 회의에 필요한 자료와 퇴근 전까지 제출하면 되는 자료는 같은 '오늘 마감'이라도 우선순위가 달라질 수 있기 때문입니다.

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다른 사람의 업무가 멈춰 있다면 먼저 확인한다.

마감시간 외에 하나 더 생각할 것이 있습니다.

내 업무가 끝나야 다른 사람이 다음 일을 시작할 수 있는가입니다.

예를 들어 내가 견적을 확인해서 전달해야 구매 담당자가 발주를 진행할 수 있다고 생각해보겠습니다.

내가 10분이면 확인할 수 있는 일을 오후까지 미루면 다른 사람은 몇 시간 동안 기다려야 할 수도 있습니다.

반대로 혼자 처리하는 자료 정리는 조금 늦게 시작해도 다른 사람의 업무에 바로 영향을 주지 않을 수 있습니다.

그래서 업무 순서를 정할 때는

"이 일을 기다리고 있는 사람이 있는가?"

도 확인해보는 것이 좋습니다.

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오래 걸리는 업무는 마감 직전에 시작하지 않는다.

마감이 내일이라고 해서 오늘 신경 쓰지 않아도 되는 것은 아닙니다.

특히 시간이 오래 걸리는 업무는 미리 시작해야 합니다.

보고서 작성에 세 시간이 필요한데 퇴근 세 시간 전에 시작한다면 예상하지 못한 수정사항이 생겼을 때 대응하기 어렵습니다.

따라서 업무를 볼 때 마감시간뿐 아니라 예상 소요시간도 같이 생각합니다.

예를 들어

보고서 작성 / 내일 오전까지 / 예상 3시간

거래처 회신 / 오늘까지 / 예상 10분

처럼 적어두면 하루 일정을 배치하기 쉬워집니다.

큰 업무라면 한 번에 끝내려고 하지 말고 자료수집, 초안작성, 검토처럼 나누는 것도 방법입니다.

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갑자기 새로운 업무가 들어오면 바로 순서를 바꾸지 않는다.

업무를 진행하고 있는데 상사가 새로운 일을 요청하면 기존 업무를 멈추고 바로 시작해야 할 것처럼 느껴질 수 있습니다.

하지만 새로 들어온 업무가 항상 가장 급한 것은 아닙니다.

마감이 불분명하다면 먼저 확인합니다.

"언제까지 필요하신가요?"

예를 들어 현재 오전 11시까지 제출해야 하는 자료를 만들고 있는데

새로 요청받은 업무가 오후까지 필요한 것이라면 기존 업무를 먼저 마치는 것이 더 효율적일 수 있습니다.

반대로 새로운 업무가 20분 뒤 회의에 필요한 자료라면 우선순위를 바꿔야 할 수도 있습니다.

새로운 일이 생길 때마다 무조건 기존 업무를 멈추는 것보다 마감시간을 확인한 뒤 다시 순서를 정하는 습관이 필요합니다.

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두 업무를 동시에 끝내야 한다면 혼자 판단하지 않는다.

가장 난감한 상황도 있습니다.

A 업무도 오전 11시까지 해야 하고 B 업무도 오전 11시까지 해야 하는데 둘 다 혼자 처리하기 어려운 경우입니다.

이럴 때는 두 업무를 붙잡고 혼자 고민하다가 둘 다 늦어지는 상황을 피하는 것이 좋습니다.

업무를 요청한 사람에게 현재 상황을 알리고 우선순위를 확인할 수 있습니다.

예를 들어

"현재 A자료와 B자료 모두 오전 11시까지 요청받았습니다.

A자료를 먼저 완료하면 B자료는 11시 30분 정도 가능할 것 같은데 어떤 업무를 먼저 처리하면 될까요?"

처럼 현재 상황과 예상시간을 함께 전달하면 상대방도 판단하기 쉽습니다.

중요한 것은 마감시간이 지난 뒤 어렵다고 이야기하는 것이 아니라 늦어질 가능성을 알았을 때 미리 공유하는 것입니다.

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작은 업무만 계속 처리하는 것도 주의한다

할 일 목록에서 완료 표시를 하는 것은 기분이 좋습니다.

그래서 이메일 답변, 파일 정리, 간단한 전화처럼 빨리 끝나는 업무만 계속 처리하게 될 수도 있습니다.

하루 종일 바쁘게 움직였는데 중요한 보고서는 그대로 남아 있는 이유가 여기에 있을 수 있습니다.

작은 업무를 처리하는 것도 필요하지만 일정 시간을 확보해야 하는 중요한 업무가 있다면

먼저 시간을 따로 잡아두는 것이 좋습니다.

예를 들어

오전 9:30~11:00 보고서 작성

처럼 집중할 시간을 정해놓고 그 이후에 짧은 업무를 모아서 처리하는 방법도 사용할 수 있습니다.

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퇴근 전에는 내일 첫 업무를 하나 정해둔다.

업무 우선순위 관리는 아침에만 하는 것이 아닙니다.

퇴근하기 전에 오늘 끝내지 못한 업무를 확인해보면 다음 날 시작하기가 훨씬 편해집니다.

이때 긴 목록을 다시 만드는 것보다

"내일 출근하면 가장 먼저 할 일 한 가지"

를 정해두는 것이 좋습니다.

예를 들어

내일 첫 업무: 오전 회의 전 보고서 최종 검토

라고 적어두면 다음 날 출근해서 이메일이나 메신저를 확인하다 시간을 보내기 전에 해야 할 일을 바로 시작할 수 있습니다.

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일이 몰렸다면 네 가지부터 확인한다.

업무가 한꺼번에 들어왔을 때는 모든 일을 머릿속에서 동시에 해결하려고 하지 않아도 됩니다.

먼저 업무목록을 만든 뒤 각각 다음 네 가지를 확인해봅니다.

마감은 언제인가?

중요도는 어느 정도인가?

내 일을 기다리는 사람이 있는가?

완료하는 데 얼마나 걸리는가?

그리고 새로운 업무가 추가되면 기존 목록에 넣어 다시 순서를 조정합니다.

업무 우선순위를 잘 정한다는 것은 가장 어려운 일부터 하는 것도, 가장 빨리 끝나는 일부터 하는 것도 아닙니다.

정해진 시간 안에 중요한 업무가 빠지지 않도록 일의 순서를 계속 조정하는 것에 가깝습니다.

해야 할 일이 많아 머릿속이 복잡한 날이라면 바로 일을 시작하기 전에 5분 정도 시간을 내어 업무와 마감시간부터 적어보세요.

 

일의 양은 그대로여도 무엇부터 해야 하는지가 보이면 업무를 시작하기는 훨씬 쉬워집니다.