업무 요청을 받았는데 마감일이 없다면? 직장에서 일정 확인하는 방법

"이 자료 좀 정리해 주세요."

회사에서 이런 업무 요청을 받았는데 정작 언제까지 해야 하는지 이야기가 없었던 경험이 있을 수 있습니다.

당장 해야 하는 일인지, 오늘 안에 하면 되는지, 이번 주까지 여유가 있는지 알 수 없으니 난감합니다.

그렇다고 매번 "언제까지 하면 될까요?"라고 묻는 것도 괜히 눈치가 보일 수 있습니다.

하지만 마감일을 확인하는 것은 재촉하는 것도 아니고 일을 하기 싫어서 묻는 것도 아닙니다.

오히려 여러 업무의 순서를 정하기 위해 필요한 과정입니다.

 

마감일이 없다면 그냥 예상해서 시작하지 않기

업무 요청을 받으면 먼저 해야 할 일은 내용과 마감일을 함께 확인하는 것입니다.

특히 기존에 처리하던 일이 있다면 더욱 중요합니다.

예를 들어 오늘 오후까지 제출해야 하는 보고서를 작성하고 있는데 새로운 자료 정리를 요청받았다고 가정해 보겠습니다.

새로운 업무의 마감일을 모른 채 먼저 처리했다가는 기존 보고서가 늦어질 수 있습니다.

반대로 급한 업무인데 나중에 해도 되는 일이라고 생각했다면 문제가 생길 수 있습니다.

따라서 업무의 우선순위를 결정하려면 마감일을 알아야 합니다.

 

"언제까지예요?"보다 조금 구체적으로 묻기

마감일을 확인할 때 반드시 딱딱하게 질문할 필요는 없습니다.

현재 업무 상황을 함께 이야기하면 상대방도 일정을 판단하기 쉽습니다.

예를 들어,

"현재 오전까지 마무리해야 하는 자료가 하나 있는데, 이 업무는 오늘 오후까지 정리하면 될까요?"

처럼 물어볼 수 있습니다.

이렇게 질문하면 단순히 마감일만 묻는 것이 아니라 현재 하고 있는 업무와 새로 받은 업무의 우선순위를 함께 확인하는 의미가 됩니다.

'가능한 빨리'도 마감일은 아니다.

업무를 하다 보면 "가능한 빨리 부탁해요"라는 말을 들을 때도 있습니다.

하지만 사람마다 생각하는 '빨리'의 기준은 다릅니다.

한 시간 안을 의미할 수도 있고 오늘 안을 의미할 수도 있습니다.

중요한 업무라면 조금 더 구체적으로 확인하는 편이 좋습니다.

"오늘 오후 3시 정도까지 전달드리면 괜찮을까요?"

이처럼 내가 가능한 시간을 먼저 제시하면 상대방도 "네" 또는 "조금 더 빨리 필요합니다"라고 답하기 쉽습니다.

 

여러 업무가 동시에 들어왔다면 우선순위를 확인하기

직장생활에서는 한 가지 업무만 하는 경우보다 여러 업무를 동시에 처리하는 경우가 많습니다.

특히 서로 다른 사람에게 업무 요청을 받았다면 무엇부터 해야 할지 더 애매해질 수 있습니다.

이럴 때 혼자 판단해서 한쪽 업무를 미루기보다 필요한 경우 담당자나 상사에게 우선순위를 확인하는 것이 좋습니다.

"현재 A 자료와 B 자료를 같이 진행하고 있는데 어떤 업무를 먼저 처리하는 것이 좋을까요?"

이 정도로 현재 상황을 전달하면 됩니다.

업무가 많다는 것을 강조하기보다는 두 업무의 일정이 겹쳐 우선순위 확인이 필요하다는 점을 전달하는 것이 핵심입니다.

 

중간에 일정이 어려워졌다면 미리 이야기하기

처음에는 충분히 가능한 일정이라고 생각했는데 업무를 진행하다 보면 예상보다 시간이 오래 걸릴 수도 있습니다.

자료가 부족하거나 다른 부서의 답변을 기다려야 하는 상황도 생깁니다.

이때 마감 직전에 "오늘 못 할 것 같습니다"라고 이야기하면 대응할 시간이 부족해집니다.

일정이 늦어질 가능성을 알게 됐다면 그 시점에 먼저 공유하는 것이 좋습니다.

현재 어디까지 진행됐는지, 무엇 때문에 시간이 더 필요한지, 언제까지 가능할지를 함께 전달하면 상황을 이해하기 쉽습니다.

 

업무를 받으면 '내용·마감·결과물' 세 가지 확인하기

새로운 업무를 받을 때 간단하게 세 가지만 확인하는 습관을 들여도 업무가 훨씬 명확해집니다.

무엇을 해야 하는지, 언제까지 해야 하는지, 어떤 형태로 전달해야 하는지입니다.

예를 들어 '거래처 자료 정리'라는 요청만 받는 것보다 '거래처별 실적을 엑셀로 정리해서 금요일 오전까지 전달'이라고 알고 시작하는 편이 훨씬 명확합니다.

업무 요청을 받았을 때 질문하는 것을 부담스럽게 생각할 필요는 없습니다.

 

애매한 상태에서 혼자 추측해서 처리하는 것보다 시작 전에 필요한 내용을 확인하는 것이 오히려 수정 작업을 줄일 수 있습니다.

특히 마감일과 우선순위를 확인하는 습관은 업무가 한꺼번에 몰렸을 때 무엇부터 해야 할지 판단하는 데 도움이 됩니다.