회사 출장 가기 전 무엇을 확인해야 할까? 교통비·숙박비·영수증까지 챙기는 방법

평소 사무실에서 근무하다가 갑자기 출장을 가게 되면 생각보다 챙길 것이 많습니다.

출장 장소와 시간만 확인하고 다녀오면 될 것 같지만 막상 준비하다 보면 이런 궁금증이 생깁니다.

 

"기차표는 내가 먼저 결제해야 하나?"
"출장지에서 택시를 타도 될까?"
"식비는 어디까지 처리되지?"
"영수증을 잃어버리면 어떻게 하지?"

저도 사무직으로 근무하면서 서류 업무를 많이 다뤘는데, 회사 비용과 관련된 일은 나중에 기억으로 처리하려고 하면 빠뜨리는 부분이 생기기 쉽습니다.

특히 출장은 회사마다 비용 처리 기준이 다르기 때문에 다른 회사의 사례보다 우리 회사의 출장 규정을 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

 

출장 일정만 듣고 바로 예약하지 않기

출장 지시를 받았다면 먼저 출장 목적과 일정을 정확히 확인합니다.

출장 장소, 방문시간, 이동방법뿐 아니라 당일 출장인지 숙박이 필요한 출장인지도 확인해야 합니다.

특히 기차나 항공편을 예약해야 한다면 개인적으로 먼저 결제하기 전에 회사의 예약방법을 확인하는 것이 좋습니다.

회사 법인카드로 직접 결제하는 곳도 있고, 직원이 먼저 결제한 뒤 증빙자료를 제출해 정산하는 곳도 있기 때문입니다.

출장이 정해졌다면 최소한 다음 내용은 미리 확인해 두는 편이 좋습니다.

 

• 출장 날짜와 방문 장소
• 출장 목적과 만날 담당자
• 이동수단
• 숙박 여부
• 회사 비용 처리방법
• 출장 후 제출해야 하는 자료

출장 당일에 하나씩 확인하기보다 출발 전에 정리해 두면 훨씬 편합니다.

 

교통비는 어떤 이동수단까지 가능한지 확인하기

출장비에서 가장 먼저 발생하는 비용은 교통비입니다.

KTX나 고속버스처럼 비용이 명확한 이동수단도 있지만 택시나 자가용을 이용해야 하는 상황에서는 조금 복잡해질 수 있습니다.

예를 들어 출장지에 도착한 뒤 거래처까지 대중교통으로 이동하기 어려워 택시를 타야 할 수도 있습니다.

이때 본인의 판단으로 이용한 뒤 무조건 회사에서 비용을 처리해 줄 것이라고 생각하기보다 회사의 출장비 기준을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

자가용을 이용하는 경우에도 유류비, 통행료, 주차비 등을 어떤 방식으로 처리하는지는 회사마다 다를 수 있습니다.

출장 전에 "어떻게 가야 하는가"와 함께 "비용은 어떻게 처리되는가"까지 확인하는 것이 좋습니다.

 

숙박이 필요하다면 금액 기준부터 확인하기

1박 이상 출장을 가게 되면 숙박비도 발생합니다.

이때 인터넷에서 마음에 드는 숙소를 먼저 예약하기보다 회사에 정해진 숙박비 기준이 있는지 확인하는 것이 안전합니다.

회사에서 지정한 숙소가 있을 수도 있고 일정 금액 범위 안에서 직접 예약하도록 할 수도 있습니다.

또 예약할 때 회사 명의의 증빙자료가 필요한 경우도 있기 때문에 결제방법도 함께 확인하는 편이 좋습니다.

특히 출장 일정이 변경될 가능성이 있다면 취소 가능 여부까지 확인해 두면 예상하지 못한 비용을 줄일 수 있습니다.

 

식비와 출장수당도 회사 기준이 다를 수 있다.

출장을 가면 자연스럽게 식비가 발생합니다.

하지만 출장 중 먹은 모든 식사비를 회사에서 별도로 지급한다고 단정할 수는 없습니다.

출장 일비나 식비를 일정 금액으로 지급하는 회사도 있고 실제 사용한 금액을 정산하는 곳도 있습니다.

회사 법인카드를 사용하는 경우에도 사용할 수 있는 항목이나 한도가 정해져 있을 수 있습니다.

따라서 출장 전에 출장비 규정이나 회사 담당자에게 식비와 일비 처리방법을 확인해 두는 것이 좋습니다.

 

영수증은 그때그때 챙기는 것이 가장 편하다.

출장을 다녀온 뒤 가장 귀찮게 느껴지는 일이 비용 정산입니다.

기차표, 택시비, 숙박비, 주차비 등 여러 비용이 한꺼번에 발생하면 며칠 뒤에는 어디에서 얼마를 사용했는지 기억하기 어려울 수 있습니다.

그래서 저는 비용이 발생할 때마다 바로 기록해 두는 방식을 권합니다.

종이 영수증을 받았다면 한곳에 모아두고, 모바일 승차권이나 전자영수증이라면 회사의 증빙 기준에 맞게 보관합니다.

휴대폰 메모에

9/25 전주→서울 KTX
서울역→거래처 택시
거래처 인근 주차

정도로 간단히 사용 목적까지 적어두면 나중에 정산서를 작성할 때 훨씬 수월합니다.

 

법인카드를 사용했다면 개인 결제와 섞지 않기

출장 중 회사 법인카드를 지급받는 경우도 있습니다.

법인카드를 사용할 때는 개인적인 물품과 회사 출장비를 명확하게 구분하는 것이 중요합니다.

출장 중 편의점에 들렀다고 해서 모든 구매가 출장비가 되는 것은 아닙니다.

어떤 항목까지 법인카드로 결제할 수 있는지는 회사의 비용처리 규정을 확인해야 합니다.

실수로 개인적인 비용을 법인카드로 결제했다면 임의로 넘기기보다 담당자에게 알리고 회사에서 정한 방법에 따라 처리하는 편이 좋습니다.

 

출장에서 돌아오면 바로 정리하기

출장을 다녀오면 밀린 업무부터 처리하고 싶어집니다.

그러다 비용 정산을 며칠 미루면 영수증을 찾거나 사용내역을 다시 확인해야 하는 일이 생길 수 있습니다.

가능하다면 출장 직후 다음 내용을 한 번에 정리하는 것이 좋습니다.

1. 사용한 교통비와 숙박비를 확인합니다.
2. 영수증과 결제내역을 정리합니다.
3. 회사 양식에 맞춰 출장비를 정산합니다.
4. 출장 결과보고가 필요하다면 함께 작성합니다.
5. 추가로 처리해야 할 업무를 정리합니다.

특히 회사마다 출장비 정산기한이 있을 수 있으므로 언제까지 제출해야 하는지도 확인해 두는 것이 좋습니다.

 

출장 전에 이것만은 확인해 두자

출장은 단순히 다른 지역에서 일하는 것만을 의미하지 않습니다.

회사 비용이 발생하고 외부에서 업무를 수행하기 때문에 평소 사무실 근무보다 확인해야 할 부분이 많습니다.

출장이 정해졌다면 최소한 일정·이동수단·숙박·비용처리·증빙방법·정산기한 정도는 출발 전에 확인해 두는 것이 좋습니다.

특히 비용과 관련된 부분은 "이 정도는 회사에서 처리해 주겠지"라고 생각하기보다 회사 규정을 먼저 확인하는 것이 가장 안전합니다.

출장 준비를 제대로 해두면 출장지에서는 비용처리 걱정보다 실제 업무에 더 집중할 수 있습니다.