회사에서 개인 휴대폰으로 업무 연락한다면? 번호 공개부터 카톡 관리까지 확인할 것

회사에 입사했는데 별도의 업무용 휴대폰이 없다면 개인 휴대폰으로 업무 연락을 주고받는 경우가 있습니다.

처음에는 같은 부서 직원들과 연락하는 정도라 크게 불편하지 않을 수 있습니다.

그런데 업무를 하다 보면 거래처에서 개인번호로 전화가 오고, 카카오톡으로 파일을 받거나, 퇴근한 뒤에도 업무 메시지가 계속 들어오는 상황이 생기기도 합니다.

 

저도 사무직으로 일하면서 전화와 서류 업무를 많이 했는데, 개인 연락과 업무 연락이 한 휴대폰에 섞이기 시작하면 생각보다 관리가 복잡해집니다.

 

특히 거래처가 많은 업무라면 이름만 저장해 두었다가는 나중에 어느 회사의 누구인지 기억하기 어려울 때도 있습니다.

개인 휴대폰을 업무에 사용하고 있다면 단순히 연락을 잘 받는 것보다 개인 영역과 업무 영역을 어떻게 구분할 것인지를 생각해 볼 필요가 있습니다.

 

개인번호를 거래처에 알려주기 전에 확인하기

업무 중 거래처에서

"담당자님 휴대폰 번호 하나 알려주세요."

라고 요청하는 경우가 있습니다.

급하게 업무를 처리하다 보면 별생각 없이 개인번호를 알려줄 수 있습니다.

하지만 한번 알려준 번호는 담당 업무가 끝난 뒤에도 상대방에게 남아 있을 수 있습니다.

부서 이동이나 퇴사 후에도 예전 거래처에서 연락이 오는 상황이 생길 수 있는 이유입니다.

따라서 회사에 대표번호, 업무용 휴대폰, 인터넷전화 또는 별도의 업무 연락수단이 있다면 어떤 번호를 외부에 안내해야 하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

개인번호 사용이 일반적인 회사라면 어느 범위까지 공개해야 하는지도 생각해 볼 필요가 있습니다.

연락처는 회사명까지 함께 저장하기

개인 휴대폰으로 거래처와 연락하다 보면 연락처가 빠르게 늘어납니다.

김대리
박과장
이부장

처럼 이름이나 직급만 저장하면 몇 달 뒤 누구인지 헷갈릴 수 있습니다.

그래서 업무 연락처를 저장할 때는

○○회사 김○○ 대리

처럼 회사명과 이름을 함께 기록하는 편이 찾기 쉽습니다.

같은 업체에서 여러 명과 연락한다면 부서나 담당업무를 추가해 두는 것도 방법입니다.

다만 연락처에 업무상 알게 된 개인정보를 불필요하게 많이 기록하지 않는 것이 좋습니다.

필요한 범위 안에서만 관리하는 습관이 중요합니다.

 

카카오톡으로 업무파일을 받을 때 생기는 문제

회사 메신저가 따로 없다면 카카오톡으로 업무파일을 주고받는 경우도 있습니다.

당장은 편합니다.

휴대폰에서 바로 사진을 찍어 보낼 수도 있고 거래처에서 보내준 자료도 빠르게 확인할 수 있기 때문입니다.

하지만 개인 카카오톡에는 가족이나 친구와의 대화도 함께 들어 있습니다.

업무방이 많아지면 개인 대화와 업무 대화가 섞이고, 파일이 어디에 있는지 다시 찾기도 어려워집니다.

특히 중요한 업무자료를 카카오톡에만 남겨두는 것은 피하는 것이 좋습니다.

회사에서 사용하는 공식적인 저장공간이나 업무 시스템이 있다면 필요한 자료는 회사 기준에 맞춰 옮겨 관리하는 편이 안전합니다.

 

업무사진이 개인 사진첩에 계속 쌓인다면

업무 때문에 현장 사진이나 제품 사진, 서류 사진을 찍어야 하는 직장인도 있습니다.

개인 휴대폰으로 촬영하면 사진첩에 여행사진, 가족사진과 업무사진이 모두 섞이게 됩니다.

처음에는 몇 장이라 괜찮지만 몇 달이 지나면 업무사진이 수백 장 쌓일 수도 있습니다.

휴대폰 앨범 기능을 이용해 업무사진을 따로 분류하거나, 회사에서 정한 저장공간으로 옮긴 뒤 불필요한 파일을 정리하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

다만 회사자료나 고객정보가 포함된 사진이라면 개인 클라우드 등에 자동으로 업로드되고 있지는 않은지도 확인할 필요가 있습니다.

 

퇴근 후 업무 연락과는 별도로 생각해야 한다.

개인 휴대폰을 업무에 사용한다고 해서 언제든 연락을 받아야 한다는 의미는 아닙니다.

특히 개인번호가 거래처에 알려지면 퇴근 후나 휴일에도 전화가 올 수 있습니다.

이전 글에서 다뤘듯이 출근 전·퇴근 후 업무 연락이 근로시간에 해당하는지는 실제 업무 수행 여부와 사용자의 지휘·감독 등 구체적인 상황을 살펴봐야 합니다.

이번 글에서 중요한 것은 그보다 업무 연락이 개인 휴대폰으로 들어오는 구조 자체를 어떻게 관리할 것인가입니다.

반복적으로 퇴근 후 연락이 들어온다면 회사에서 정한 비상연락 기준이나 업무 연락수단이 있는지 확인해 보는 것도 좋습니다.

 

단체 카톡방에서도 개인정보는 조심하기

회사 단체방이나 거래처가 포함된 카카오톡방에서는 개인 프로필이 다른 사람에게 보일 수 있습니다.

개인적인 사진이나 상태메시지를 사용하고 있다면 업무 관계자에게 어느 정도까지 노출되는지 한번 확인해 보는 것도 좋습니다.

업무 때문에 개인 SNS 계정이나 개인 연락처까지 필요 이상으로 공개할 필요는 없습니다.

특히 여러 업체가 참여한 단체방에서는 다른 사람의 전화번호나 개인정보를 임의로 전달하지 않도록 주의해야 합니다.

 

휴대폰을 바꾸기 전에 업무자료부터 확인하기

휴대폰을 교체할 때도 확인할 것이 있습니다.

업무에 개인 휴대폰을 오래 사용했다면 사진, 다운로드 파일, 문자메시지 등에 업무자료가 남아 있을 수 있습니다.

새 휴대폰으로 모든 데이터를 그대로 옮기기 전에 어떤 자료가 개인자료이고 어떤 자료가 회사 업무와 관련된 것인지 확인해 보는 것이 좋습니다.

반대로 회사에서 보관해야 하는 업무자료가 개인 휴대폰에만 남아 있다면 회사의 정식 저장공간으로 옮겨두는 것이 필요합니다.

 

퇴사할 때는 업무 연락처와 자료도 정리하기

개인 휴대폰을 업무에 사용했다면 퇴사할 때 특히 신경 써야 합니다.

거래처가 계속 나를 담당자로 알고 있으면 퇴사 후에도 업무전화가 올 수 있기 때문입니다.

퇴사 전에 필요한 거래처에는 담당자가 변경된 사실을 회사 기준에 따라 안내하고, 새 담당자에게 필요한 연락처와 업무내용을 인계하는 것이 좋습니다.

이 과정에서 회사의 고객명단이나 내부자료를 개인적으로 계속 보관하는 것은 피해야 합니다.

개인 휴대폰 안에 남아 있는 회사자료 역시 회사의 보안정책과 인수인계 절차에 따라 정리해야 합니다.

 

개인 휴대폰을 업무에 쓴다면 경계를 정해두자

개인 휴대폰 하나로 개인생활과 회사업무를 모두 처리하면 편리한 점도 있습니다.

하지만 오래 사용할수록 연락처, 사진, 파일, 카카오톡 대화가 뒤섞이기 쉽습니다.

따라서 개인 휴대폰을 업무에 사용하고 있다면 적어도 다음 부분은 한번 확인해 두는 것이 좋습니다.

• 외부에 개인번호를 알려줘야 하는지
• 회사에서 정한 공식 업무 연락수단이 있는지
• 거래처 연락처를 어떻게 관리할지
• 업무파일과 사진을 어디에 보관할지
• 개인 클라우드에 회사자료가 자동 저장되고 있지 않은지
• 퇴사할 때 업무 연락처와 자료를 어떻게 정리할지

회사에서 업무용 휴대폰이나 메신저를 제공한다면 가장 간단하지만 모든 회사가 그런 환경을 갖추고 있는 것은 아닙니다.

결국 중요한 것은 개인 휴대폰을 업무에 사용하는 것 자체보다 개인정보와 회사 업무자료가 뒤섞이지 않도록 처음부터 관리 기준을 만들어 두는 것입니다.

 

처음에는 번거롭게 느껴져도 나중에 부서가 바뀌거나 퇴사할 때 훨씬 깔끔하게 정리할 수 있습니다.