재직증명서와 경력증명서 차이, 회사에 어떤 서류를 요청해야 할까?

회사에서 증명서를 발급받을 때 의외로 헷갈리는 것이 재직증명서와 경력증명서입니다.

주변에서도 은행에 제출할 서류가 필요해 회사에 경력증명서를 요청했다가 "재직증명서가 필요하다"는 말을 듣고 다시 발급받았다는 이야기를 들은 적이 있습니다.

이름만 보면 비슷해 보여서 일단 아무거나 발급받기 쉬운데, 두 서류는 사용하려는 목적이 조금 다릅니다.

어떤 서류를 받아야 할지 모르겠다면 먼저 한 가지만 생각해보면 됩니다.

지금 이 회사에 다니고 있다는 사실을 확인하려는 것인지, 이전에 어떤 회사에서 얼마나 근무했는지를 보여주려는 것인지입니다.

 

현재 직장에 다니고 있다는 확인이 필요하다면..

재직증명서는 현재 해당 회사에 근무하고 있다는 사실을 증명할 때 주로 사용합니다.

회사마다 양식은 다르지만 일반적으로 이름, 회사명, 소속, 직위, 입사일, 발급일 등이 표시됩니다.

은행이나 관공서 등에 서류를 제출할 때 현재 재직 여부를 확인하기 위해 요구하는 경우가 있습니다.

이때는 회사에서 발급해주는 서류라고 무조건 제출하기보다 제출처에서 요구하는 조건을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

회사 직인이 필요한지, 발급일이 최근이어야 하는지, 직위나 입사일이 표시되어야 하는지 등에 따라 다시 발급받아야 할 수도 있기 때문입니다.

 

이전 직장에서 일한 경력을 보여줘야 한다면..

경력증명서는 이전 직장에서 근무한 기간이나 담당업무 등 경력을 확인해야 할 때 주로 사용합니다.

이직 과정에서 이전 회사의 근무기간과 담당업무를 증명해야 하는 상황을 생각하면 이해하기 쉽습니다.

다만 '경력증명서'라는 이름만 맞으면 되는 것은 아닙니다.

새 회사에서 특정 업무를 몇 년 이상 담당한 경력을 요구한다면 단순히 입사일과 퇴사일만 표시된 서류로는 부족할 수도 있습니다.

그래서 경력증명서를 요청하기 전에 제출처에서 근무기간, 부서, 직위, 담당업무 가운데 어떤 내용이 필요한지 확인하는 것이 좋습니다.

 

퇴사한 회사에도 경력 관련 증명서를 요청할 수 있을까?

퇴사한 지 시간이 지나면 예전 회사에 다시 연락하기가 조금 망설여질 수 있습니다.

하지만 근로기준법에는 '사용증명서'에 관한 규정이 있습니다.

계속하여 30일 이상 근무한 근로자는 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금 등 필요한 사항에 관한 증명서를 요청할 수 있으며, 퇴직한 경우 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.

또한 증명서에는 회사가 임의로 여러 내용을 넣는 것이 아니라 근로자가 요구한 사항만 기재하도록 되어 있습니다.

고용노동부 안내에서도 경력증명서와 사용증명서는 기재내용이 유사해 사용증명서를 경력 확인 자료로 활용할 수 있다고 설명하고 있습니다.

따라서 예전 회사에 요청할 때도 단순히 "경력증명서 보내주세요"라고 하기보다 필요한 내용을 구체적으로 전달하는 편이 좋습니다.

예를 들면 이렇게 요청할 수 있습니다.

"근무기간과 담당업무가 표시된 경력 확인 서류가 필요합니다. 해당 내용이 포함되도록 발급 가능할까요?"

제출 목적까지 간단히 설명하면 필요한 서류를 받는 데 도움이 됩니다.

 

퇴사를 앞두고 있다면 발급 방법은 알아두자.

퇴사할 때 당장 경력증명서가 필요하지 않더라도 회사의 증명서 발급 방법은 확인해두는 편이 좋습니다.

퇴사 후에도 사내 시스템에서 발급할 수 있는지, 인사담당자에게 이메일로 요청해야 하는지, 담당 부서 연락처는 무엇인지 정도입니다.

몇 년 뒤 이직하면서 갑자기 서류가 필요해졌는데 담당자가 바뀌어 연락처부터 다시 찾는 상황을 줄일 수 있습니다.

다만 미리 받아둔 서류가 항상 그대로 사용되는 것은 아닙니다. 제출처에서 최근 발급본이나 특정 항목이 포함된 서류를 요구할 수도 있기 때문에 실제 제출할 때는 조건을 다시 확인해야 합니다.

 

이름보다 '왜 필요한 서류인지'를 먼저 확인하자.

재직증명서와 경력증명서를 가장 쉽게 구분하는 방법은 서류 이름을 외우는 것이 아닙니다.

현재 회사에 다니고 있다는 사실을 확인해야 한다면 재직증명서, 이전 직장의 근무기간이나 업무경력을 증명해야 한다면 경력증명서를 먼저 생각하면 됩니다.

그리고 발급 신청 버튼을 누르기 전에 제출처가 어떤 내용을 요구하는지 한 번 확인해보세요.

증명서를 잘못 발급받아 회사에 두 번 요청하는 번거로움을 줄이는 가장 간단한 방법입니다.