회사에 다니다 보면 갑자기 재직증명서를 제출해 달라는 말을 들을 때가 있습니다.
반대로 이직을 준비하면서는 경력증명서가 필요하다는 이야기를 듣기도 합니다.
두 서류 모두 회사에서 근무한 사실과 관련되어 있어 처음에는 비슷해 보입니다.
그래서 막상 서류가 필요해지면 이런 고민이 생깁니다.
“재직증명서하고 경력증명서는 같은 서류 아닌가?”
이름이 비슷하지만 실제로는 서류를 요구하는 목적이 다를 수 있습니다.
회사에 발급을 요청하기 전에 어디에 제출할 서류인지부터 확인하는 것이 중요합니다.
지금 회사에 다니고 있다는 것을 보여줘야 한다면
먼저 재직증명서를 생각해보겠습니다.
재직증명서는 일반적으로 현재 해당 회사에 근무하고 있다는 사실을 확인할 필요가 있을 때 사용합니다.
회사마다 양식은 다를 수 있지만 일반적으로 성명, 회사명, 소속, 직위, 입사일 등의 내용이 포함될 수 있습니다.
중요한 것은 무조건 많은 정보를 넣는 것이 아닙니다.
서류를 요구한 기관에서 어떤 내용을 확인하려는지 먼저 살펴보는 것이 좋습니다.
예를 들어 제출처에서 회사명과 입사일, 현재 재직 여부 등을 요구한다면 회사에 증명서를 신청할 때
필요한 내용이 포함되는지 확인할 수 있습니다.
이전 회사에서 어떤 일을 했는지를 증명해야 한다면
경력증명서는 조금 다른 상황에서 필요할 수 있습니다.
대표적인 경우가 이직입니다.
새로운 회사에서 이전 직장의 근무기간이나 담당업무 등을 확인하기 위해 경력을 증명할 서류를 요구할 수 있습니다.
고용노동부는 경력증명서를 근무한 근로자의 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금 등을 기록해 근로자의 경력을 증명하는 문서로 설명하면서, 근로기준법상 사용증명서와 기재내용이 거의 유사해 사용증명서가 경력 확인자료로 활용될 수 있다고 안내하고 있습니다.
따라서 퇴사 후 경력을 증명해야 한다면 단순히 '회사 다녔다는 서류'라고 요청하기보다
제출처에서 어떤 항목을 요구하는지부터 확인하는 것이 좋습니다.
두 서류를 이렇게 구분하면 쉽다
예를 들어 보겠습니다.
현재 A회사에서 근무하고 있는데 어떤 기관에서 현재 직장에 다니고 있다는 사실을 확인할 서류를 요구했습니다.
이런 상황이라면 보통 현재 재직 사실을 증명하는 서류가 필요한 상황입니다.
반대로 A회사를 퇴사하고 B회사에 지원하면서 이전 회사에서 3년 동안 어떤 업무를 담당했는지 증명해야 한다면
경력을 확인할 수 있는 서류가 중요해집니다.
쉽게 정리하면,
현재 어디에서 일하고 있는가 → 재직 사실 확인
어디에서 얼마나, 어떤 일을 했는가 → 경력 확인
이라는 차이부터 생각하면 이해하기 쉽습니다.
다만 제출기관마다 요구하는 서류명과 필수 기재사항이 다를 수 있으므로 이름만 보고 판단하지 않는 것이 좋습니다.
퇴사했는데 이전 회사에 증명서를 요청할 수 있을까?
이미 퇴사했다면 예전 회사에 다시 연락하기가 조금 불편하게 느껴질 수 있습니다.
하지만 근로기준법에는 사용증명서에 관한 규정이 있습니다.
근로기준법 제39조에 따르면 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적어 즉시 내주어야 합니다.
여기에서 중요한 내용이 하나 더 있습니다.
증명서에는 근로자가 요구한 사항만 기재하도록 되어 있습니다.
따라서 필요하지 않은 정보까지 무조건 모두 적혀야 하는 것은 아닙니다.
퇴사 후 언제까지 요청할 수 있을까?
기간도 알아둘 필요가 있습니다.
근로기준법 시행령 제19조에 따르면 사용증명서를 청구할 수 있는 근로자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이며,
청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.
따라서 이직 계획이 있다면 퇴사하면서 필요한 경력 관련 서류를 미리 챙겨두는 것도 좋은 방법입니다.
퇴사 후에도 요청할 수 있지만 시간이 많이 지난 뒤 이전 회사에 다시 연락해야 하는 상황을 줄일 수 있기 때문입니다.
회사에 서류를 요청하기 전에 제출처부터 확인하자!
직장서류를 준비할 때 의외로 많이 하는 실수가 있습니다.
회사에 먼저 증명서를 요청한 다음 제출기관에서 원하는 내용이 빠졌다는 사실을 알게 되는 것입니다.
그러면 다시 발급받아야 할 수 있습니다.
그래서 다음 순서로 확인하는 편이 좋습니다.
1. 어디에 제출하는 서류인지 확인한다.
2. 재직 사실과 과거 경력 중 무엇을 증명해야 하는지 확인한다.
3. 제출기관에서 요구하는 필수 항목을 확인한다.
4. 회사의 인사담당자 또는 증명서 발급 시스템을 통해 신청한다.
5. 발급된 서류에 필요한 내용이 들어 있는지 확인한다.
회사마다 온라인 인사시스템에서 직접 발급할 수도 있고 담당 부서를 통해 신청해야 할 수도 있습니다.
경력증명서를 받았다면 담당업무를 확인하자!
특히 이직을 위해 경력을 증명하는 서류라면 담당업무가 어떻게 적혀 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
단순히 회사 이름과 근무기간만 필요한 곳도 있지만,
지원하는 직무와 관련된 경력을 확인하기 위해 실제 수행업무가 필요한 경우도 있기 때문입니다.
예전에 어떤 업무를 했는지는 본인이 잘 알고 있더라도 제출처에서는 증명서에 기재된 내용을 기준으로 확인할 수 있습니다.
따라서 발급받은 뒤에는 이름과 근무기간만 보고 바로 제출하지 말고
제출처에서 요구한 내용이 빠짐없이 들어 있는지 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.
직장서류는 이름보다 '무엇을 증명해야 하는지'가 먼저다.
재직증명서와 경력증명서를 무조건 외워서 구분할 필요는 없습니다.
서류가 필요하다는 말을 들었다면 먼저 한 가지 질문을 해보면 됩니다.
“이 서류로 무엇을 증명해야 하지?”
현재 회사에 근무 중이라는 사실이 필요한지, 과거 회사에서의 근무기간과 업무경력을 확인해야 하는지를 파악하면
어떤 서류가 필요한지 훨씬 쉽게 판단할 수 있습니다.
그리고 제출하기 전에는 반드시 제출기관에서 지정한 서류명과 필수 기재사항을 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
같은 직장 관련 증명서라도 사용 목적에 따라 필요한 내용이 달라질 수 있기 때문입니다.
※ 이 글은 일반적인 직장생활 정보 제공을 목적으로 작성했습니다.
실제 증명서 명칭·양식·발급절차 및 제출요건은 회사와 제출기관에 따라 달라질 수 있으므로 제출 전 해당 기관의 안내를 확인하시기 바랍니다.